طيب تقولين انا اعلم انني احتاج ميزانية لكن كيف اعدها؟ فترة الميزانية الأكثر شيوعًا هي سنة واحدة ، ولكن هذا يمكن أن يختلف اعتمادًا على ما إذا كان عملك به تقلبات موسمية أو دورية. على سبيل المثال ، إذا كنت تدير متجرًا لزينة عيد الميلاد ، أو متجرًا للأزياء ، فإن عملك سيبلغ ذروته خلال أوقات معينة من العام.
تبدأ عملية إعداد الميزانية عادةً بجمع البيانات المحاسبية. من أجل إعداد ميزانية قوية وقابلة للتحقيق ، يجب عليك تحليل كل عنصر من بنود الدخل والمصروف من العام السابق. إذا كان نظام المحاسبة الخاص بك في حالة من الفوضى والأرقام غير دقيقة ، فإن الأرقام المستخدمة في ميزانيتك ستكون عديمة الفائدة. هذا هو سبب أهمية الاحتفاظ بسجلات جيدة. Quicken و Quickbooks هما برنامجان ممتازان لمساعدتك في إنشاء نظام محاسبة سهل الاستخدام والفهم.
إذا كان بإمكانك مراجعة أرقام العام السابق بثقة ، فحاول تنمية مجالاتك القوية وابحث عن طرق لزيادة الأداء أو الحجم. على سبيل المثال ، إذا تم بيع منتج معين جيدًا ، فقم بإلقاء نظرة فاحصة على هذا المنتج. ما فعلته لتسويقه ، وما إلى ذلك ، وحاول تصميم منتجاتك الأخرى على نفس المنوال لتحقيق نفس النتائج.
تحتاج أيضًا إلى تحليل نقاط ضعفك. إذا أمكن ، قم بإعداد نوع من الرقابة الداخلية على المناطق الضعيفة. سيساعدك تحليل التكلفة على تحديد ما إذا كنت تحقق أرباحًا بالفعل من بيع منتج معين. هذه مشكلة كبيرة مع أصحاب الأعمال الجدد. إنهم لا يقومون بالبحث أو بذل العناية الواجبة في تحديد الحاجة إلى منتجهم. في الواقع ، إنهم يقضون قدرًا كبيرًا من الوقت والمال مع منتج لن يحقق التعادل أبدًا. لا يمكنك الارتباط عاطفيًا بمنتجك. إذا لم يكن بيعًا ، فاتركه وانتقل إلى البيع.
إذا كان عملك في عامه الأول ، فستتضمن ميزانيتك المزيد من الواجبات المنزلية. ضع في اعتبارك أن الميزانية هي تعبير عن أهدافك. حاول تحديد عدد الساعات القابلة للفوترة التي قد تتوقع تحصيلها بشكل معقول في غضون عام. إذا كنت تعمل في مجال المبيعات ، فحاول تحديد عدد العناصر التي ستتمكن من بيعها. بعد تحديد جزء الإيرادات ، يجب أن تنظر في نفقاتك.
سيتم إصلاح بعض النفقات ، مثل الإيجار ، لأنها لا تتغير من شهر لآخر. على سبيل المثال ، إذا كان إيجار مكتبك هو 3000 دولار شهريًا ، فلا يزال يتعين عليك دفع 3000 دولار شهريًا ، بغض النظر عما إذا كنت قد حققت أي مبيعات أو كسبت أي دخل أم لا. هذا هو السبب في أن العمل خارج المكتب المنزلي ، إذا أمكن ، أفضل بكثير. يمكنك خفض تكاليف الإيجار إلى حد كبير.
نوع آخر من المصاريف هو نوع متغير. في وضع الميزانية ، يُعرف هذا باسم "التكلفة" المتغيرة ، وهي تكلفة تزيد مع مستوى المبيعات أو الدخل. إنها متغيرة لأنه كلما زاد الدخل الذي تدره ، زادت التكاليف التي ستتكبدها (وهذا يعني فقط أنه كلما زادت مبيعاتك ، عليك شراء المزيد).
إذا كان لديك آخرون يعملون لصالحك ، فإن عمولات المبيعات هي مثال على المصروفات المتغيرة - فكلما زادت إيرادات المبيعات ، زادت عمولات المبيعات.
تحتاج إلى التأكد من إجراء البحث قبل بدء عملك لتحديد ما الذي يشتمل على تكاليفك الثابتة والمتغيرة.
أنواع معينة من الأعمال لها هامش ربح ثابت. قد تكون هذه المعلومات متاحة بمجرد سؤال المتخصصين الآخرين في مجال عملك. يرى محاسبك الآلاف من الإقرارات الضريبية وقد يكون قادرًا على إعطائك فكرة عن متوسط "تكلفة المبيعات" أو "هوامش الربح" لنوع عملك. يتم أيضًا تجميع المتوسطات الخاصة ببعض الصناعات بواسطة مؤسسات التصنيف المالي مثل Dun & Bradstreet و Moody’s و Standard & Poor’s. على سبيل المثال ، إذا كنت تبدأ مقهى ، فيمكنك مقارنة مبيعاتك ونسبة الربح الإجمالي وصافي الدخل بمتوسطات مبيعات التجزئة / صناعة القهوة التي جمعتها Dun & Bradstreet.
إنه لأمر مدهش كم عدد أصحاب الأعمال المنزلية والصغيرة الذين لا يعرفون ما إذا كانوا يحققون ربحًا من الخدمة أو قطع الغيار أو المبيعات. لا يعرف الآخرون ما إذا كانوا يكسبون المال أو يخسرونه في وظيفة معينة. الغرض من عملية المحاسبة والميزانية هو مساعدتك في الإجابة على هذه الأسئلة واتخاذ القرارات الإدارية الصحيحة. لا يمكنك سد التسريبات في سفينة الإيرادات الخاصة بك إذا كنت لا تعرف مكان الثغرات.
مرة أخرى ، يتيح لك استخدام برنامج مثل Quickbooks معرفة المكان الذي يقضي فيه الوقت لمشروع معين ، وما هي تكاليفك ، وعدد الموظفين المطلوبين لإكمال المشروع والوقت الذي استغرقته (مما يمنحك فكرة عن فارق الراتب مقابل بعض المشاريع).
على سبيل المثال ، إذا كنت تدير عملاً استشاريًا ، فإن Quickbooks يسمح لك بتتبع عدد ساعات عملك في مشروع وتكاليفك. في معظم الأعمال الاستشارية ، يكون وقتك سلعة ثمينة. أنت بحاجة إلى أن يتم تعويضك عن الوقت الذي تقضيه