معالجة المدفوعات المتكررة: احصل على السداد بالكامل عن طريق أتمتة المستحقات

تعد القدرة على معالجة المدفوعات المتكررة أمرًا حيويًا لصاحب العمل الذي ينتظر غالبًا هذا الشيك بعيد المنال في البريد. تتطلب الفواتير التي لم يتم دفعها في الوقت المحدد متبوعة برسائل ومكالمات هاتفية تم تجاهلها وجود نظام دفع آلي. اجمع الأموال المكتسبة بالفعل وقم بزيادة التدفق النقدي عن طريق الخصم التلقائي لحسابات عملائك. من السهل إنشاء وتوظيف الشيكات المتكررة ومعالجة بطاقات الائتمان.

الكلمات الدالة:

معالجة المدفوعات المتكررة ، الدفع المتكرر ، نظام الدفع الآلي ، المدفوعات الآلية

نص المقالة:

حقوق النشر 2006 وليام هاميلتون

في أي مسعى تجاري ، قد يواجه المالك العديد من التجارب المليئة بالعرق. قد ينخرط العملاء في اعتداءات متعددة المستويات تتراوح من النقد الحاد لمنتج أو خدمة ، والرقابة على (نقص) مساعدة العملاء ، والاعتراض على التأخر الزمني لتقديم المنتج أو الخدمة المذكورة ، والتعبير عن العديد من المظالم الأخرى. بالطبع ، يدرك المالك أن هذا يأتي مع المنطقة المتسارعة لإجراء الأعمال التجارية. ومع ذلك ، تظل تجربة متواضعة عند التفاعل مع عميل صاخب - فرد سيعلم الجميع من الأصدقاء والأقارب إلى Better Business Bureau حول أوجه القصور المتصورة في العمل.

ربما يكون الموقف الأكثر صعوبة الذي يؤثر على صاحب العمل "ليس كل ما تصدع ليكون" هو الدفعة التي تأخرت أو لم تصل أبدًا. ضع في اعتبارك مالك المدرسة الخاصة الذي يذكر أحد الوالدين بالرسوم الشهرية فقط لتلقي هذا الرد: "فقط أعطني بضعة أيام أخرى." فكر في مالك شركة إنشاءات يسعى بشكل شرعي للحصول على دفعة دورية من العميل ويتم رفضه بقول "سأدفع لك عندما أستطيع ذلك". تخيل صاحب صالة الألعاب الرياضية الذي قد يضطر إلى القيام بالتقلبات مرة أخرى فقط لتحصيل تلك الدفعة الشهرية.

سواء كان ذلك بالاختيار أو حتى الضرورة ، يبدو أن هناك عربة من العملاء الذين قد لا يغادرون بسهولة بأموالهم بغض النظر عن مسؤوليتهم أو ما هو صحيح من الناحية الأخلاقية. هذا الظرف المؤسف (أي عندما يتعذر على المالك تحصيل الأموال المستحقة بكفاءة) يعيق بشكل خطير التدفق النقدي - شريان الحياة للأعمال التجارية ، وهو أمر حاسم لحيويتها. عندما تفوق نفقات الأعمال الإيرادات (تتأثر سلبًا بالتأخير أو عدم السداد) ، يكون الفشل التجاري مضمونًا تمامًا.

توجد طريقتان أساسيتان للتعامل مع عميل غير مرغوب فيه تظل أمواله بعيدة المنال. لا تزال العديد من الشركات تتبنى عملية التحصيل - سواء كانت تؤدي هذه المهمة في المنزل أو تتعاقد مع وكالات خارجية. إذا اختارت الشركة الاتصال بالعميل مباشرة ، فقد يتم إعادة توجيه الفاتورة بعد الفاتورة والتي تتطلب عمالة مكثفة للغاية ومكلفة. يحتاج المالك إلى النظر في نفقات الفواتير ، والطوابع البريدية ، والإشعارات المتأخرة ومكالمات التحصيل ، والوقت الذي يستغرقه الموظفون للوفاء بهذا الواجب (والأجور / المزايا المصاحبة التي يتراكم عليها هؤلاء الموظفون). وكالات التحصيل الخارجية ليست بالضرورة بديلاً مفيدًا. عادة ما يحتفظون بما لا يقل عن 25 ٪ من الربح المستحق للمالك.

الطريقة الثانية للتعامل مع العميل الذي يمثل تحديًا للتدفق النقدي تستند إلى فرضية أن صاحب العمل يجب أن يكون استباقيًا. يجب أن يدرك / تدرك فوائد المدفوعات الآلية ، وكيف يمكن لهذه العملية أن تمنع بسهولة خطاب "عزيزي العميل ، من فضلك ادفع لي".

المدفوعات الآلية هي وسيلة يتم فيها الخصم من حساب العميل وتحويله تلقائيًا إلى حساب المالك في التاريخ المحدد للدفع المستحق. عند اتخاذ قرار شراء منتج أو الاستفادة من خدمة ، يوقع العميل المحتمل على نموذج إصدار بسيط ، يمنح الإذن بتحويل الدفع في تاريخ استحقاق محدد. يختار العميل طريقة الدفع ، وعلى الأخص بالشيكات أو ببطاقات الائتمان.

يطرح السؤال العملي: كيف يتم تحويل الأموال من العميل إلى المالك؟ توجد طريقتان أساسيتان عند تضمين معالجة الشيك. أحد البدائل هو عن طريق الحوالات الورقية التي يمكن إصدارها من خلال البرامج المناسبة وتسليمها إلى المالك حتى يتمكن من إيداعها (كما لو كانت شيكات ورقية) أو إرسالها مباشرة إلى بنك المالك. تحصل شركة المعالجة على المعلومات المصرفية للعملاء وتحول المعلومات إلى المسودة المصرفية المناسبة.

قد يقرر المالك بدلاً من ذلك استخدام واجهة على شبكة الإنترنت ، محطة افتراضية ، ببساطة إدخال معلومات العميل في برنامج سهل الاستخدام. (هنا ، يتم إدخال البيانات داخليًا). يتم تحويل البيانات تلقائيًا إلى التنسيق المطلوب ، وتتم معالجتها من خلال نظام ACH (غرفة المقاصة التلقائية). عادة ما يستغرق التحويل من يومين إلى ثلاثة أيام مصرفية. في السيناريو الذي يكون فيه الشيك هو NSF ، تستخدم بعض الشركات ميزة الجمع التلقائي التي ستعيد تلقائيًا إرسال الشيك مرتين إضافيتين ، إذا لزم الأمر. لا توفر هذه الميزة الوقت والمال للمالك فحسب ، بل قد تمنع تمامًا العملية المحرجة إلى حد ما المتمثلة في جمع عنصر NSF.

ريكو