مقدمة
المشاريع والعمليات هي مجموعات مميزة تمامًا من الأنشطة التي ، عند مزجها ، يمكن أن تسبب فوضى غير ضرورية في إدارة كل منها. لديهم متطلبات موارد مختلفة ، تتطلب أساليب إدارة مختلفة ولها أهداف مختلفة. المشاريع محدودة الوقت وتبدأ التغيير. العمليات جارية وتعاني من التغيير ، أحيانًا عن غير قصد ...
تهدف هذه الورقة القصيرة إلى عرض عام موجز للتعريفات والأوصاف والخصائص الخاصة بكل مجموعة من الأنشطة. ونختتم ببعض التوصيات لتلافي أسوأ "التوقعات" ...
تعريفات
المشاريع
تحدد معظم مناهج إدارة المشروع مشروعًا باستخدام مصطلحات مثل:
سلسلة من الأنشطة المترابطة ،
بهدف محدد أو نتيجة نهائية ، و
لها تواريخ بدء وانتهاء محددة.
عمليات
لذلك يمكننا القول على نطاق واسع أن أي شيء آخر هو عمليات ؛ أنشطة الصيانة أو التحسين التدريجي. هناك ثلاثة مؤشرات رئيسية تظهر عندما لا تكون مجموعة الأنشطة مشروعًا (أي العمليات) هي:
إذا لم يكن هناك التزام للمضي قدما ، أو
إذا لم يكن لمجموعة الأنشطة تاريخ انتهاء ، أو
إذا لم يكن لمجموعة الأنشطة هدف قابل للقياس.
الأوصاف
عمليات
يمكن وصف العمليات من حيث وظائف الأعمال أو الأنشطة والعمليات التجارية. وظائف العمل هي تلك المجموعات من الكفاءة اللازمة للعمل الصحي للمنظمة. يمكن أن تتحلل إلى أنشطة الأعمال التي عادة ، ولكن ليس دائمًا ، مغلفة بواسطة وحدة تنظيمية. على سبيل المثال ، إدارة الموارد البشرية ، النشاط ، مُلخص جزئيًا بواسطة إدارة الموارد البشرية.
من ناحية أخرى ، تصف العمليات التجارية كيف تضيف المنظمة قيمة. يتم تشغيلها من خارج المنظمة وتنتهي مع تقديم المنظمة لشيء ذي قيمة.
المخططان الأكثر شيوعًا لطرق العرض هذه هما المخطط التنظيمي وخرائط العملية.
المشاريع
يتم وصف المشاريع حسب نطاقها والمتطلبات التي من المتوقع أن تلبيها والموارد المطلوبة للوفاء بها. لديهم موعد نهائي ، ومعالم ، وأصحاب المصلحة ، ومجموعات التوجيه ، والميزانية ، وخطط التغيير والاتصال.
تم البدء والتخطيط والتنفيذ والانتهاء. إنها تضيف قيمة لأصحاب المصلحة ، الذين قد يكونون أو لا يكونون خارج المنظمة.
المخططات الأكثر شيوعًا للمساعدة في وصف المشاريع هي: مخطط جانت لتخصيص الموارد ، ومخطط بيرت لتحليل المسار الحرج.
خصائص المشاريع والعمليات
الأنشطة المجمعة لتشكيل المشاريع أو العمليات يمكن التعرف عليها بسهولة لأن لكل منها مجموعة خصائصها الخاصة. بشكل عام ، فإنهم يستبعدون بعضهم البعض على الرغم من أن هذا ليس هو الحال دائمًا. يوضح الجدول أدناه هذه الأمور بطريقة مقارنة بحيث يمكن التمييز في المقام الأول.
عمليات
تكرارية
مستمر
يتعامل مع الحاضر
التغيير التطوري
حالة توازن
تعاني من التغيير
أهداف محددة مسبقًا
موارد مستقرة
استقرار
نجاعة
الأدوار
الأمن والقدرة على التنبؤ
المشاريع
فريد
محدود
يتعامل مع المستقبل
تغيير ثوري
اختلال التوازن
ابدأ التغيير
الهدف المراد تحديده
موارد عابرة
المرونة
فعالية
الأهداف
المخاطر وعدم اليقين
من القوائم أعلاه ، إذا كان المشروع لا يسعى بنشاط لبدء التغيير في العمليات ، فهو في الواقع مجموعة من الأنشطة التشغيلية ؛ تحسين الوضع تدريجيًا.
لا تسبب الأنشطة التشغيلية ، بشكل عام ، عدم توازن. إن الأنشطة العملياتية هي التي تتزعزع. حسب المشروع. ليس العكس. على الرغم من وجود الكثير من الأمثلة على المشاريع المزعزعة للاستقرار ... لكن هذه مقاومة للتغيير وليس الشروع في التغيير.
ومع ذلك ، هناك ارتباط بين الاثنين. والمشاريع الناجحة تحتاج إلى توضيح ذلك. لنأخذ مثال التغيير. المشاريع هي جهود التغيير. لكن إدارة التغيير جزء من مسؤولية المدير التشغيلي. تحدد المشاريع التغيير المطلوب لنقل العمليات إلى المستقبل. ثم يدير مديرو العمليات إدخال هذه التغييرات في مجالاتهم بحيث تختلف الممارسات التشغيلية الجديدة عن تلك قبل المشروع.
استنتاج
مشاكل خلط المشاريع والعمليات:
إذا بدأ المشروع في الحصول على خصائص تشبه تلك الخاصة بالعمليات ، فمن المحتمل أن يكون إنهاء المشروع فكرة جيدة. والتأكد من التسليم في الوقت المناسب وبطريقة احترافية.
وبالمثل ، إذا كان للمشروع عناصر ضمن خطته تتضمن عمليات ، فمن الأفضل إزالتها. خلاف ذلك ، هناك خطر أن تقع الإدارة التشغيلية على عاتق مدير المشروع.
لذلك يجب أن نكون حذرين من "المشاريع" التي هي:
متكرر بشكل فريد ،
محدود باستمرار ،
إسقاط الحاضر في ال