قد تكون إدارة المشروع شاقة. سواء كنت تخطط لحفل زفافك أو تطوير موقع إلكتروني جديد أو بناء منزل أحلامك على البحر ، فأنت بحاجة إلى استخدام تقنيات إدارة المشاريع لمساعدتك على النجاح. سألخص أفضل 7 ممارسات في صميم الإدارة الجيدة للمشروع والتي يمكن أن تساعدك على تحقيق نجاح المشروع.
حدد النطاق والأهداف
أولاً ، فهم أهداف المشروع. افترض أن مديرك طلب منك تنظيم حملة للتبرع بالدم ، فهل الهدف هو التبرع بالدم بقدر الإمكان؟ أم هو لرفع ملف الشركة المحلي؟ سيساعدك تحديد الأهداف الحقيقية على التخطيط للمشروع.
النطاق يحدد حدود المشروع. هل يدخل تنظيم النقل لاصطحاب الموظفين إلى بنك الدم ضمن نطاقه؟ أو ، هل يجب على الموظفين شق طريقهم الخاص هناك؟ سيحدد تحديد ما هو داخل النطاق أو خارجه مقدار العمل الذي يحتاج إلى الأداء.
افهم من هم أصحاب المصلحة ، وما الذي يتوقعون تسليمه واطلب دعمهم. بمجرد تحديد النطاق والأهداف ، اطلب من أصحاب المصلحة مراجعتها والموافقة عليها.
تحديد المخرجات
يجب عليك تحديد ما سيتم تسليمه بواسطة المشروع. إذا كان مشروعك عبارة عن حملة إعلانية لشريط شوكولاتة جديد ، فقد يكون أحد المنتجات هو العمل الفني للإعلان. لذلك ، قرر ما هي الأشياء الملموسة التي سيتم تسليمها وتوثيقها بتفاصيل كافية لتمكين شخص آخر من إنتاجها بشكل صحيح وفعال.
يجب على أصحاب المصلحة الرئيسيين مراجعة تعريف النواتج ويجب أن يتفقوا على أنها تعكس بدقة ما يجب تسليمه.
تخطيط المشروع
يتطلب التخطيط أن يقرر مدير المشروع الأشخاص والموارد والميزانية المطلوبة لإكمال المشروع.
يجب عليك تحديد الأنشطة المطلوبة لإنتاج التسليمات باستخدام تقنيات مثل هياكل تقسيم العمل. يجب عليك تقدير الوقت والجهد اللازمين لكل نشاط ، والتبعيات بين الأنشطة وتحديد جدول زمني واقعي لإكمالها. أشرك فريق المشروع في تقدير المدة التي ستستغرقها الأنشطة. حدد المعالم التي تشير إلى التواريخ الهامة أثناء المشروع. اكتب هذا في خطة المشروع. اطلب من أصحاب المصلحة الرئيسيين مراجعة الخطة والموافقة عليها.
الاتصالات
خطط المشروع غير مجدية ما لم يتم إبلاغ فريق المشروع بشكل فعال. يحتاج كل عضو في الفريق إلى معرفة مسؤولياته. عملت ذات مرة في مشروع حيث جلس مدير المشروع في مكتبه محاطًا بجداول ورقية ضخمة. كانت المشكلة أنه لا أحد في فريقه يعرف المهام والمعالم لأنه لم يشاركهم الخطة. أصاب المشروع جميع أنواع المشاكل مع الأشخاص الذين يقومون بالأنشطة التي اعتبروها مهمة بدلاً من القيام بالأنشطة التي حددها مدير المشروع.
تتبع التقدم المحرز في المشروع والإبلاغ عنه
بمجرد أن يكون مشروعك قيد التنفيذ ، يجب عليك مراقبة ومقارنة التقدم الفعلي بالتقدم المخطط له. ستحتاج إلى تقارير مرحلية من أعضاء فريق المشروع. يجب عليك تسجيل الاختلافات بين التكلفة الفعلية والمخطط لها والجدول والنطاق. يجب عليك الإبلاغ عن الاختلافات إلى مديرك وأصحاب المصلحة الرئيسيين واتخاذ الإجراءات التصحيحية إذا كانت الاختلافات كبيرة جدًا.
يمكنك تعديل الخطة بعدة طرق لإعادة المشروع إلى مساره الصحيح ، ولكن سينتهي بك الأمر دائمًا إلى التوفيق بين التكلفة والنطاق والجدول الزمني. إذا قام مدير المشروع بتغيير أحد هذين العنصرين ، فحينئذٍ سيحتاج أحد العناصر الأخرى أو كلاهما حتماً إلى التغيير. إن التوفيق بين هذه العناصر الثلاثة - المعروف باسم مثلث المشروع - هو الذي يتسبب عادة في معظم الصداع لمدير المشروع!
إدارة التغيير
غالبًا ما يغير أصحاب المصلحة رأيهم بشأن ما يجب تسليمه. في بعض الأحيان تتغير بيئة العمل بعد بدء المشروع ، لذلك قد لا تكون الافتراضات التي تم وضعها في بداية المشروع صالحة. هذا يعني غالبًا أن نطاق أو مخرجات المشروع بحاجة إلى التغيير. إذا قبل مدير المشروع جميع التغييرات في المشروع ، فسيتجاوز المشروع حتماً الميزانية ويتأخر وقد لا يكتمل أبدًا.
من خلال إدارة التغييرات ، يمكن لمدير المشروع اتخاذ قرارات بشأن تضمين التغييرات على الفور أو في المستقبل أو رفضها. يؤدي هذا إلى زيادة فرص نجاح المشروع لأن مدير المشروع يتحكم في كيفية دمج التغييرات ، ويمكنه تخصيص الموارد وفقًا لذلك ويمكنه التخطيط لوقت وكيفية إجراء التغييرات. غالبًا ما يكون عدم إدارة التغييرات بشكل فعال سببًا لفشل المشاريع.
إدارة المخاطر
المخاطر هي الأحداث التي يمكن أن تؤثر سلبًا على النتيجة الناجحة للمشروع. لقد عملت في مشاريع تضمنت المخاطر: يفتقر الموظفون إلى المهارات الفنية لأداء العمل ، وعدم تسليم الأجهزة في الوقت المحدد ، وغرفة التحكم المعرضة لخطر الفيضانات والعديد من الآخرين. تختلف المخاطر لكل مشروع