غالبًا ما يُنظر إلى مكتب المشروع على أنه مصدر إزعاج أو تهديد ، ولكن يمكن أن يكون مصدرًا مفيدًا وفرصة للتواصل. إليكم قصة مكتبين ...
مكتب المشروع الذي تم إصلاحه
ربما كان أحد أصعب الأمور بالنسبة لجون ، رجل دعم المشروع في مشروع نظام الطلب ، هو محاولة تخمين ماك ، مدير المشروع. كان يعلم أن عملية التحكم في التغيير بحاجة إلى التحسين لاجتياز تدقيق المشروع من قبل مجموعة ضمان الجودة ، لكنه لم يكن متأكدًا من الشكل الذي يجب استخدامه.
نظرًا لأن Mac لم يكن في المكتب ، فقد تحدث مع Debbie ، المصمم الأول ، الذي بدا دائمًا أنه يعرف ما يجب فعله.
"لماذا لا تجرب مكتب المشروع المركزي؟ لا يفكر Mac كثيرًا في ذلك ، لكن لديهم مديرًا جديدًا ، لذلك قد تكون الأمور مختلفة الآن ،" عرضت ديبي.
"لماذا لا يحب Mac مكتب المشروع؟" تساءل جون.
"حسنًا ، يعتقد أنهم يضيعون الوقت من خلال توقع تقارير لا تنتهي ولا يقدمون الكثير من المساعدة. بطريقة ما ، لديه وجهة نظر. مكتب المشروع ليس شائعًا للغاية. لم تكن هنا لفترة طويلة ، لذلك لن أعرف ، لكن معظم الناس يتجنبونه ".
"حسنًا ، ولكن كما قلت ، ربما يكون المدير الجديد قد جلب أسلوبًا جديدًا. سأذهب وأرىهم واكتشفهم. شكرًا."
التقى جون مع جينين ، مديرة مكتب المشروع الجديد ، في اليوم التالي. كانت ديبي محقة ، لكن لدى جينين مقاربة جديدة.
"أنا مصمم على تغيير صورة مكتب المشروع من صورة الشرطي إلى صورة الشريك" ، قالت جانين بحماسة.
أثناء تناول القهوة ، أوضحت لجون أهدافها:
تبسيط التقارير إلى تقرير واحد لكل مشروع
إتاحة القوالب المفيدة دون فرضها
جعل الناس على اتصال مع خبراء الموضوع
تقديم المشورة بشأن الأساليب والأدوات والتقنيات
توفير التدريب على المهارات عند الضرورة
قم بإجراء فحوصات صحية للمشروع إذا طلب ذلك
تقديم الدعم لبدء المشروع
تحقق من توافق المشروع مع الأهداف الاستراتيجية
الحفاظ على مستودع الدروس المستفادة
"واو ، هناك أشياء هناك ستساعدني بالتأكيد!" أعجب جون.
شرح جون موقفه والحاجة إلى عملية ضبط تغيير متجددة.
"حسنًا ، يمكننا تزويدك بنموذج طلب التغيير وتسجيله. يمكنك استخدامها كما هي ، أو تعديلها لتناسب أغراضك الخاصة. أيضًا ، يمكنني أن أضعك على اتصال مع آلان ، مدير مشروع متمرس ، يمكنه إرشادك خلال العملية ، والتي يمكنك تعديلها مرة أخرى حسب الضرورة. وإذا كانت لديك أي مشاكل ، فما عليك سوى الاتصال بنا ". كانت جانين ودية ومفيدة للغاية.
"شكرًا لك جينين ، ولكن ماذا عن ماك؟ يبدو أنه مقاوم جدًا عندما يتعلق الأمر بمكتب المشروع." كان جون قلقًا من حصوله على رد فعل سلبي من ماك.
"لا تقلق ، سألتقي بجميع مديري المشروع الذين لم يشاركوا بعد في التغييرات في مكتب المشروع. وبمجرد أن يرى الفوائد ، سيصبح تحولًا! أنا معتاد جدًا على التعامل مع عملاء صعبون! "
شعر جون وكأنه اكتشف منجم ذهب. من المؤكد أنه سوف يستفيد بشكل جيد من مكتب المشروع في المستقبل. ومع ذلك ، فقد اعتقد أنه سينتظر حتى يلتقي ماك مع جينين قبل أن يُظهر له عملية التحكم في التغيير الجديدة.
لمزيد من قصص إدارة المشروع ، راجع:
http://www.project-management-insights.com
ZZZZZZ