مقدمة
تقدم هذه المقالة نموذج حل المشكلات باعتباره أسلوبًا لإدارة مشكلات الأداء الأكثر إثارة للجدل ، أو التي لم يتم تناولها بشكل فعال من خلال التدريب أو التعليقات. يتم التعامل بشكل أفضل مع قضايا مثل التأخير ، وعدم الانتظام ، والأداء الضعيف المستمر ، وغيرها من خلال نهج مباشر وموضوعي. باتباع نموذج حوار حل المشكلات الذي تم تدريسه في هذه المقالة ، يمكنك الشعور بالثقة في معالجة هذه المشكلات الشائكة مع الموظفين.
يبدو حل المشكلة في غاية البساطة. ومع ذلك ، نحن نعلم أن الأمر ليس بالبساطة التي تبدو عليه. لا يتصرف الموظفون بالشكل الذي نأمله. محادثات حل المشكلات هي تلك المحادثات التي نميل جميعًا إلى تجنبها أو نرغب في تجنبها. لماذا ا؟ لأننا نخشى - أو نشعر بالقلق - كيف قد يتفاعل الموظفون. في دقيقة واحدة سنجد طرقًا للتغلب على هذه المواقف الصعبة.
ما يجب أن تتذكره هو أنه من المهم عدم تجنب هذه المحادثات كنتيجة للشعور بعدم الارتياح حيال خوضها. إذا كنت مدربًا لفريق بيسبول ، فأنت تريد من لاعبيك بذل كل ما في وسعهم. ما يجب أن يكونوا قادرين على توقعه منك في المقابل ، هو أن اللاعبين الآخرين في الفريق يؤدون كما يحتاجون. لماذا يجب أن يلعب الشورت ستوب قلبه إذا تركت الرامي أو رجل القاعدة الأول لا يلعبان بنفس المستوى؟
النقاط الرئيسية
الأسئلة الإرشادية هي أداة مهمة عندما تكون في حوار حل المشكلات. بغض النظر عن الاستجابة العاطفية للموظف ، يجب أن نركز دائمًا على السلوك المشكل وليس الموظف المشكل. إنها ليست شخصية.
هناك شيئان رئيسيان يجب مراعاتهما هما:
• تعامل الموظف دائمًا باحتراف وكرامة واحترام.
• أنت مسؤول عن أداء فريقك بأكمله. إذا تركت نقص أداء أي شخص دون معالجة لأنك غير مرتاح في التعامل معه ، فأنت غير عادل تجاه أي شخص آخر في الفريق. نتيجة لذلك ، لن تقوم بمسؤوليات وظيفتك كقائد فريق. تقع على عاتقك مسؤولية معالجة أي مشكلات فردية تؤثر على أداء الفريق أو معنوياته.
نموذج حل المشكلات
من المهم السماح للموظف بحل أكبر قدر ممكن من المشكلة. كلما زاد عدد الموظفين الذين يمكنهم حل مشاكلهم بأنفسهم ، زادت احتمالية استمرارهم في الحل ، وكلما أصبحوا أكثر استقلالية.
في حل المشكلات ، من المرجح إلى حد ما ألا يتمكن الشخص من حل المشكلة دون مساعدة منك. من المهم أن تتعرف على مشكلة الأداء وأسباب المشكلة.
من المهم أيضًا أن تخطط لحلول لحل المشكلة قبل أن تلتقي بالفرد. إذا انخرط الموظف في حل مشكلة غير مناسب - إلقاء اللوم ، والعذر ، والدفاع ، والبحث عن حل للآخرين - فأنت بحاجة إلى أن تكون قادرًا على إعادة توجيه حل المشكلة إلى مسار أكثر إنتاجية. قد تجد أنه يتعين عليك إخبار الموظف بالحل المقبول. يزيد التخطيط والممارسة المدروسان من فرص النجاح أثناء إدارة الأداء.
1. افتح المحادثة / وضح الغرض من المحادثة. من المهم أن تركز المحادثة على حل المشكلات مبكرًا. تريد مناقشة أشياء أخرى ، وحفظها لمحادثة أخرى. إن مزج الموضوعات الأخرى في محادثة لحل المشكلات / إجراء تصحيحي ينشر تأثير المحادثة ويقلل من احتمالية تغيير الأداء.
كن صريحًا ومحددًا. "أريد مناقشة الموعد النهائي الفائت." "أريد أن أتحدث عن أرقام الإنتاج الخاصة بك." في الوقت نفسه ، عبر عن ثقتك في أنه يمكننا معًا حل هذه المشكلة.
2. توضيح المشكلة. هذا هو المكان الذي تحدد فيه المشكلة بوضوح. استخدم نتائج محددة أو سلوكيات يمكن ملاحظتها. تجنب المطلقات أو التعميمات أو الإشاعات أو الآراء. كن دقيقا. بدلاً من قول "إنك دائمًا متأخر" ، قل ، "لقد تأخرت 10 دقائق على الأقل ثلاث مرات الأسبوع الماضي".
وضح المشكلة بشكل أكبر من خلال تحديد تأثير سلوك الشخص على:
أ) المجموعة (على سبيل المثال ، "يتعين على الآخرين تغطيتك عندما لا تكون في الوقت المحدد.")
ب) القسم أو الفريق (أي "أرقام التغطية لدينا تعاني")
ج) أنت (على سبيل المثال ، "يجب أن أقضي وقتًا لعقد اجتماعات مثل هذه عندما يمكنني التدريب أو القيام بأنشطة إدارية أخرى.")
د) الموظف (على سبيل المثال ، "قد تتعرض فرصك في النمو أو حتى استمرار العمل للخطر.")
3. تأكد من أن تسأل عما إذا كان الشخص يفهم المشكلة وتأثيرها. ابحث عن اتفاق شفهي أو غير شفهي. إن الاتفاق على وجود مشكلة وأن المشكلة لها تأثير كبير هو نصف المعركة!
4. ابتكر الحلول التي تقبلها. من الأفضل طلب المشاركة والأفكار من الموظف في هذه المرحلة لأن القيام بذلك يزيد من